Klokkenluidersregeling

Algemeen

Op grond van de wet- en regelgeving dient onze organisatie te beschikken over een klokkenluidersregeling. Dit is bepaald in artikel 32 van de verordening accountantsorganisaties (VAO). De regeling stelt waarborgen voor het behoud van de rechtspositie van personen van buiten en binnen de organisatie die onregelmatigheden aan de orde stellen.

Reikwijdte

Deze regeling heeft betrekking op de volgende situaties:.

1.  Handelingen door de accountantsorganisatie of (een van) haar medewerkers die leiden tot strafbare feiten
2. Alle andere overtredingen van externe of interne wet- en regelgeving door de accountantsorganisatie of (een van) haar medewerkers, ook die overtredingen waarvan slechts een vermoeden bestaat.
3. Onrechtmatige (dreigende) vernietiging of manipulatie van gegevens of andere informatie
4. (Dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s of leidinggevenden
5. Alle overige situaties die naar de mening van een melder voor melding in aanmerking komen

Procedure

1. De melder kan alle situaties die vallen onder de reikwijdte van deze regeling melden aan de vertrouwenspersoon binnen onze organisatie
2.  Melding kan uitsluitend schriftelijk plaats vinden naar ons postadres, t.a.v. de vertrouwenspersoon.
3.  De vertrouwenspersoon zal binnen een week de melder een ontvangstbevestiging sturen. Tevens wordt de melder in deze bevestiging geïnformeerd hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Ook wordt meegedeeld aan wie binnen de organisatie de informatie anoniem doorgegeven is.
4. Indien sprake is van een situatie zoals vermeld onder reikwijdte punt 1 en 3, zal de vertrouwenspersoon onmiddellijk het bestuur informeren, zonder bekendmaking van de bron.
5. Indien sprake is van een situatie zoals vermeld onder reikwijdte punt 2, informeert de vertrouwenspersoon de compliance officer, zonder bekendmaking van de bron. Bij de afhandeling van deze melding zal ten allen tijde de compliance officer worden betrokken.
6. De melder zal uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de melding door de vertrouwenspersoon nader geïnformeerd worden. Deze informatie bestaat in ieder geval uit de afhandeling van zijn melding en de genomen maatregelen. Indien door onvoorziene
   omstandigheden deze termijn niet gehaald kan worden, zal de vertrouwenspersoon de melder hiervan informeren. Hierbij moet tevens aangegeven worden binnen welke termijn de melding afgehandeld zal worden.

Vertrouwelijkheid

De behandeling van de melding, inclusief de correspondentie zullen geschieden onder volledige geheimhouding en  vertrouwelijkheid. Het bestuur van het accountantskantoor garandeert dat de medewerkers die meldingen doen op grond van deze regeling op geen enkele wijze negatieve gevolgen zullen ondervinden van deze meldingen.

Algemene verordening gegevensbescherming

Bij het ontvangen en bewaren van een interne melding van een vermoedelijke misstand zal vaak een verwerking van persoonsgegevens plaatsvinden (van ofwel de melder ofwel een betrokkene waarover de melder melding maakt). Op deze verwerking is de Algemene verordening gegevensbescherming van toepassing.